Digital ansettelsesprosess – raskere svar og mindre papir - Aurskog Høland Kommune Gå til innhold Gå til navigasjon

Digital ansettelsesprosess – raskere svar og mindre papir

Publisert:  Av: Raymond Hesthaug

Ansettelsesprosessen i Aurskog-Høland kommune skal digitaliseres. Leder for dokumentsenteret, Kjellaug Johansen, har ansvaret for prosjektet.

Hvorfor startet dere prosjektet?

- Det hele startet med at vi så på bunken med arbeidskontrakter som ble levert inn til manuell skanning. Årlig får vi inn store mengder med papirer som manuelt må behandles og arkiveres.  Vi så nærmere på arbeidsprosessen og kartla et svært komplisert samspill mellom søker, HR, ledere og fagforening med mange manuelle steg. 

Blir HR erstattet av roboter?

- Nei slettes ikke, sier Kjellaug med et smil. Sak-/arkivløsningenhar riktignok teknologien, og enkelte prosesser vil automatiseres av roboter i prosjektet. Et eksempel på dette er automatisk opprettelse av personalmappe.  Når arbeidsavtalen signeres elektronisk vil den automatisk arkiveres i personalmappen, sier Kjellaug entusiastisk.

Hvem jobber i prosjektet?

- Prosjektet ledes av meg med svært god hjelp fra HR ved Gerd Ragnhild Moen og Ann Britt Swensen, samt Ida Løkken fra dokumentsenteret.

Hva ser du på som de største forbedringene?

- Samlet sett kan vi spare cirka ett årsverk hos HR, dokumentsenteret og hos lederne ved at prosessen blir enklere og raskere. For søkere vil svartiden på jobbsøknader halveres.  Datasikkerheten ivaretas bedre ved at data blir heldigitalt og underlagt tilgangsstyring.

Når skal dette lanseres?

- Vi har i vårt samarbeid med leverandør støtt på utfordringer med elektronisk signering av dokumentene som vi jobber for å finne ut av.  Går alt etter planen vil ny løsning være på plass i løpet av høsten og senest innen utgangen av året.